3 questions à Emelyne Michaud, Tender Unit Manager chez Egis

Que fait votre Tender Unit chez Egis ?

Egis est un groupe international d'ingénierie et de conseil. Je suis Tender Unit Manager : je pilote une équipe d'assistantes et de chargés d'offres qui accompagne les opérationnels dans leurs réponses, principalement sur des marchés publics, mais aussi sur du privé. Notre Tender Unit, c'est plus de 1 000 offres par an, soit 30 à 35 appels d'offres par semaine.

L'enjeu est de leur permettre de consacrer davantage de temps à ce qui fait réellement la différence dans une offre : comprendre finement les enjeux du client, cibler ses attentes, construire des solutions innovantes et travailler nos éléments différenciants. L'IA doit nous permettre de dégager du temps pour cette réflexion à forte valeur ajoutée.

Pourquoi une solution du marché plutôt qu'un outil maison, et pourquoi Explain ?

Nous avons expérimenté plusieurs approches en interne. Nous utilisons notamment Copilot pour faciliter l'analyse des dossiers de consultation et produire une première synthèse structurée des informations clés du DCE, qui peut ensuite être partagée avec les équipes mobilisées sur l'offre. Cela permet de fluidifier l'analyse et d'éviter de multiplier certaines tâches de lecture et de synthèse.

Plus largement, de nombreuses initiatives autour des outils d'IA généralistes ont vu le jour dans le groupe, avec des usages et des résultats très différents selon les métiers et les utilisateurs.

Nous avions également développé un outil interne de contrôle qualité, capable d'évaluer nos réponses partie par partie. L'approche était intéressante, mais nécessitait un paramétrage qui pouvait constituer un frein à son utilisation à grande échelle. Je recherchais une solution simple et immédiatement accessible à tous les collaborateurs, qu'ils soient déjà très à l'aise avec l'IA ou beaucoup moins. L'objectif était aussi d'harmoniser les pratiques et de donner à chacun le même niveau d'accompagnement dans la construction d'une offre.

Ensuite, le groupe a mené un benchmark. Nous avons rencontré cinq solutions, françaises et internationales, puis organisé des tests avec 17 testeurs issus de nos différentes Régions. Au départ, nous cherchions un outil unique pour tout le groupe. Les tests ont montré l'importance de disposer d'une solution suffisamment spécialisée pour tenir compte des particularités de chaque marché, notamment en France avec les spécificités de la commande publique.

Le critère principal était la qualité de la rédaction, mais aussi et surtout la simplicité d'utilisation. Avec Explain, on peut lancer très rapidement un premier travail sur une offre.

De mon côté, j'ai testé Explain sur cinq offres simultanément à un moment où mon équipe était en sous-effectif. L'outil m'a permis de maintenir notre capacité de réponse dans une période particulièrement contrainte. Un collègue opérationnel a également réalisé l'exercice sur une ancienne offre complexe : il a pu produire une première version en trois à quatre heures, alors que cette offre avait mobilisé à l'époque trois personnes pendant quatre à cinq jours, avec une approche plus structurée.

Nous avons d'abord pris un abonnement pour ma Tender Unit, puis le groupe a retenu Explain pour déployer l'outil en France.

Quel retour sur le produit ?

L'ergonomie : Explain travaille directement dans Word, là où nous rédigeons déjà. On importe les pièces du DCE, on ajoute nos modèles et nos CV, et l'agent nous accompagne de l'analyse jusqu'à la relecture. L'approche reste intuitive, y compris pour des collaborateurs qui utilisent encore peu l'IA. C'est important pour favoriser une adoption homogène et ne pas réserver ces outils aux utilisateurs les plus expérimentés. Les opérationnels à qui je l'ai confié sont très satisfaits.

La qualité rédactionnelle : sur la rédaction, je le trouve impressionnant. Il va droit au but et rédige vraiment bien. Il est également capable de nous pousser à être plus synthétiques, par exemple en identifiant les passages qui pourraient être raccourcis ou les redites. Sur la compréhension du besoin et des attentes exprimées dans le DCE, le niveau est particulièrement intéressant. Les opérationnels qui ont relu mes mémoires ont été bluffés par le rendu. Et plus on lui donne de modèles et de contenus de référence pertinents, plus le résultat correspond à nos attentes. Sur les marchés publics, je lui donne un bon 8 sur 10.

La sécurité : nos offres sont des documents sensibles. Nous ne voulions pas les déposer dans n'importe quel outil. Avec Explain, les données sont hébergées en France et cloisonnées par équipe : aucune information ne circule d'une équipe à l'autre. Les modèles d'IA utilisés ne s'entraînent pas sur nos documents. La solution est passée par la revue des exigences IT et par nos achats avant le déploiement.

Au final, le véritable intérêt n'est pas simplement de rédiger plus vite. C'est de réduire le temps consacré aux tâches de production à faible valeur ajoutée pour le réinvestir là où notre expertise est déterminante : comprendre le client et ses enjeux, construire la meilleure solution, challenger notre réponse et renforcer nos éléments différenciants. L'IA nous accompagne dans la production, mais la stratégie de l'offre, l'expertise métier et la décision restent humaines.

« L'IA nous permet surtout de consacrer davantage de temps à ce qui fait la différence dans une offre : comprendre les enjeux du client, construire la bonne solution et mettre en valeur nos éléments différenciants. »
Emelyne Michaud, Tender Unit Manager chez Egis