Services · Archivage & numérisation
Le guide complet pour rédiger un mémoire technique archivage et numérisation qui marque des points sur la valeur technique : ce que l'acheteur évalue, le plan type, les erreurs à éviter et un exemple rédigé.
Pour un mémoire technique archivage et numérisation, l'acheteur confie des documents qui engagent sa responsabilité : état civil, dossiers du personnel, marchés, plans, délibérations. Il évalue la sécurité de la chaîne de traitement, de l'enlèvement à la restitution, la qualité des fichiers produits et le respect du cadre propre aux archives publiques.
Guide mis à jour le 12 octobre 2026.
Tableau récapitulatif
| Partie du mémoire | Ce que l'acheteur attend | Preuves à apporter |
|---|---|---|
| Analyse du fonds | Une estimation réaliste des volumes et de l'état des documents | Visite préalable, échantillonnage, typologie documentaire |
| Chaîne de traitement | Une méthode maîtrisée de la préparation à l'indexation | Logigramme, fiches de poste, plan d'indexation |
| Conservation et hébergement | Des locaux et un hébergement adaptés aux archives publiques | Agrément pour la conservation d'archives publiques, description des sites |
| Sécurité et confidentialité | Aucun document perdu ni consulté sans droit | Procédure de transport, habilitations, registre des traitements RGPD |
| Restitution et réversibilité | Des fichiers exploitables dans la durée | Formats PDF/A, schéma de métadonnées, plan de réversibilité |
| Planning et références | Des cadences tenues et des livraisons contrôlées | Planning par lot, taux de contrôle qualité, attestations de bonne exécution |
Pour éviter ces erreurs, Explain Réponse rédige votre mémoire directement dans Word à partir du CCTP et de vos références, et vérifie chaque exigence avant le dépôt.
« Le fonds de [nombre] mètres linéaires de dossiers du personnel est enlevé par notre équipe dans des conteneurs scellés, accompagnés d'un bordereau signé par vos services et d'un suivi par numéro de lot. À l'atelier, chaque dossier est préparé par un opérateur habilité : dégrafage, mise à plat, repérage des pièces fragiles ou hors format, qui sont orientées vers un scanner à plat. La numérisation est réalisée en [résolution] dpi, en couleur, au format PDF/A, avec reconnaissance de caractères pour permettre la recherche plein texte. L'indexation reprend le plan validé avec vous : matricule, nom, date d'entrée et type de pièce. Notre contrôle qualité porte sur [pourcentage] % des images de chaque lot, avec un double contrôle systématique de l'indexation. Tout lot qui dépasse [nombre] anomalies est entièrement repris. Les fichiers sont livrés sur notre plateforme hébergée en France, puis les originaux sont reconditionnés dans des boîtes de conservation et restitués avec un procès-verbal. »
Le mémoire technique archivage et numérisation décrit la chaîne de traitement, les moyens, les locaux et les garanties de sécurité proposés pour un marché de tiers archivage, de numérisation ou de gestion documentaire. Il porte le critère « valeur technique ». Pour les projets de systèmes d'information, voir aussi le guide numérique et IT.
Oui. Un prestataire qui conserve des archives publiques courantes et intermédiaires doit être agréé par le ministère de la Culture, pour chacun de ses sites. L'acheteur doit de son côté adresser une déclaration préalable au service d'archives compétent. Les archives définitives ne peuvent pas être confiées à un tiers archiveur.
Suivez d'abord le CCTP. À défaut, justifiez vos choix selon les documents : couleur pour les pièces annotées ou les plans, PDF/A pour la conservation, reconnaissance de caractères pour la recherche plein texte. Précisez le format des métadonnées livrées avec les fichiers.
Décrivez les habilitations des opérateurs, le contrôle des accès à l'atelier et aux locaux de stockage, la journalisation des consultations, le transport scellé et la destruction certifiée, avec certificat, uniquement après accord écrit de l'acheteur et visa du service d'archives.
Reconditionnez les originaux dans des boîtes de conservation durables, recyclez le papier issu des éliminations autorisées, évitez la double conservation inutile et indiquez où sont hébergés les fichiers et comment vous maîtrisez la consommation énergétique du stockage.
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