La délibération au coeur de la relation entreprises – collectivités

La délibération est le document par lequel une collectivité informe le public des décisions prises par le conseil municipal. Les informations qui s’y trouvent sont donc déterminantes pour les entreprises dont l’activité dépend de la décision publique.

La délibération, c’est chronologiquement le premier document dans lequel une collectivité va faire mention d’un besoin actuel ou futur, d’une volonté d’orienter sa politique territoriale dans une direction plutôt qu’une autre. C’est aussi dans ce document qu’elle communiquera des informations concernant l’équipe municipale : les nominations, les remplacements et les périmètres de responsabilité de chacun. 

Tous nos clients nous le disent : il y a un enjeu fort à arriver très tôt dans les discussions, avant qu’un appel d’offres soit émis ou qu’un PLU soit révisé par exemple. La délibération permet d’avoir un temps d’avance sur la connaissance des projets menés par la municipalité, dès leur phase de qualification. Avoir accès à ces informations permet ainsi de choisir le moment le plus opportun pour entrer en contact avec la collectivité.

Bref, il y a dans les délibérations des informations dont les équipes terrain ont besoin pour définir le bon timing de prospection commerciale et pour aller sur le terrain avec un discours adapté aux problématiques locales.

Vous en doutez encore ? Voici quelques exemples non exhaustifs d’informations clés que l’on peut trouver dans une délibération :

  • Projet de lancement d’un appel à manifestation d’intérêt (AMI)
  • Informations sur les orientations budgétaires de la commune
  • Projet de lancement d’études préalables
  • Projet de révision d’un document d’urbanisme
  • Modification de compétence au sein de la communauté de communes
  • Avenant sur le contrat qui lie la mairie et l’un de vos concurrents
  • Remplacement des membres d’une commission d’appel d’offre (CAO)
  • Nominations et départs de membres de l’équipe municipale

Pourtant, les discussions avec nos clients nous montrent qu’avant d’avoir accès à notre logiciel, une partie d’entre eux avaient renoncé à intégrer les délibérations dans leur veille territoriale, et ce pour plusieurs raisons.

Les communes sont perçues, à tort, comme des acteurs peu digitalisés

On est bien placés pour le savoir, cet a priori est de moins en moins vrai. Chez Explain, nous collectons tous les documents mis en ligne par les collectivités, on a donc une bonne vision du niveau de digitalisation des acteurs publics en France. 

Voici quelques chiffres clés qui illustrent bien la progression du taux de digitalisation des communes et des EPCI ces dernières années.

Ainsi, plus de 1 200 communes ont fait le choix cette année d’investir dans le développement d’une plateforme digitale pour rendre compte de leur actualité en ligne, et cette tendance est amenée à s’accélérer. On vous explique pourquoi.

Le nombre de documents administratifs mis en ligne va augmenter

Nos contacts dans les collectivités l’ont bien en tête : l’ordonnance du 7 octobre 2021 qui entre en vigueur cet été, relative à l’article 78 de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019, va transformer leur manière de communiquer l’information au public et accélérer leur digitalisation. L’ordonnance précise ainsi qu’à compter du 1er Juillet, la voie électronique devient le mode de publication par défaut

Une partie de la réforme est consacrée à la dématérialisation de la publicité des actes des collectivités : elle concerne les communes, les départements, les régions, les groupements de collectivités territoriales et les communes de la Nouvelle-Calédonie. Elle met fin à l’obligation d’assurer l’affichage ou la publication sur papier de ces actes et en prévoit la publicité sous forme électronique uniquement. 

Cette nouvelle législation va donc mécaniquement accélérer la digitalisation des acteurs des territoires déjà en cours et augmenter le rythme et la quantité de documents administratifs mis en ligne par les collectivités. 

La recherche artisanale : une tâche particulièrement frustrante

Les équipes terrain ont beau être convaincues que des informations pépites sont cachées dans les délibérations publiées sur leur zone, sans outil technologique pour les collecter, elles n’ont ni les moyens ni le temps de faire cette recherche manuellement. 

Si elles voulaient le faire à la main, il leur faudrait chaque jour :

1️⃣ se rendre sur le site des collectivités de leur zone
2️⃣ trouver la page web où la délibération a été mise en ligne
3️⃣ télécharger le document, en espérant qu’il parle d’un sujet pertinent pour leur activité
4️⃣ trouver au sein du document – qui fait souvent plusieurs dizaines de pages – le passage susceptible de les intéresser

Pour une personne en charge d’un département comme la Gironde, cela reviendrait à lire tous les matins l’équivalent de Guerre et Paix, et ce sans le talent de Léon. On a beau être passionné par le développement des territoires, 2 000 pages de documents administratifs le matin en prenant son café, c’est un peu aride 😰. 

Notre logiciel d’intelligence territoriale vient précisément régler ce problème : il collecte, classe et organise quotidiennement 50 000 nouveaux documents mis en ligne par les mairies, les EPCI et la presse française. La base de données héberge aujourd’hui plus de 35 millions de documents, pour aider les acteurs des territoires à prendre les meilleures décisions à partir de l’information disponible sur leur zone, et pour leur permettre d’apprécier de nouveau leur café du matin ☕.

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